1. Co to jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) – rządowy system teleinformatyczny uruchomiony 1 stycznia 2022 r. Umożliwia wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym ze wzorem FA publikowanym w CRWDE (w systemie ePUAP).

Obecnie przedsiębiorcy w zależności od ich wielkości i formy prawnej:

• mogą dobrowolnie korzystać z KSeF (np. przez Aplikację Podatnika KSeF),
• nadal mogą wystawiać faktury papierowe lub zwykłe faktury elektroniczne w swoich systemach.
• muszą składować dokumenty księgowe w systemie KSeF za pośrednictwem aplikacji rządowej, lup poprzez udostępnione API z poziomu aplikacji użytkowanej przez przedsiębiorców.

Od 01.02.2026 r. system stał się obowiązkowy dla większych przedsiębiorstw.

2. Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF

(stan na 01.02.2026 według Ministerstwa Finansów)

1 lutego 2026 – etap I

Obowiązek dla:

• dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.

1 kwietnia 2026 – etap II

Obowiązek dla:

• wszystkich pozostałych podatników VAT (czynni i zwolnieni)

1 stycznia 2027 – etap III

Obowiązek dla:

• podmiotów wykluczonych cyfrowo,
• mikrofirm (np. obrót do 10 tys. zł miesięcznie, faktury do 450 zł).

3. Kogo dotyczy KSeF?

Obowiązkowo (w zależności od etapu):

• wszystkich czynnych podatników VAT,
• podatników zwolnionych z VAT,
• podatników z NIP korzystających z procedury OSS,
• mikroprzedsiębiorców.

Wyłączenia:

• faktury B2C (dla konsumentów) – poza KSeF,
• faktury VAT-RR – od 01.04.2026 r. dobrowolnie.

4. Nadawanie uprawnień w KSeF

Uprawnienia można nadawać i odbierać:

A. Elektronicznie – przez oprogramowanie interfejsowe (np. Aplikacja Podatnika KSeF)

• zgodnie ze specyfikacją API,
• po weryfikacji uprawnień.

(Wersja KSeF 2.0 – nowe środowisko API)

B. Za pomocą zawiadomienia ZAW-FA (papierowo / do US)

Stosowanie tylko, gdy:

• podatnik nie jest osobą fizyczną,
• nie ma możliwości uwierzytelnienia się elektronicznie (np. brak kwalifikowanej pieczęci).

W ZAW-FA wyznacza się jedną osobę fizyczną uprawnioną do zarządzania uprawnieniami w systemie.

5. Dane wymagane przy nadawaniu uprawnień

Dane podatnika:

• NIP podatnika

Dla podmiotu:

• NIP,
• nazwa podmiotu
• dane unikalne certyfikatu kwalifikowanej pieczęci (jeśli brak NIP w certyfikacie).

Dla osoby fizycznej:

• NIP lub PESEL,
• imię i nazwisko,
• dane certyfikatu kwalifikowanego podpisu (jeśli brak NIP/PESEL),
• jeśli osoba nie posiada NIP i PESEL:
  • data urodzenia,
  • numer i seria dokumentu tożsamości + kraj wydania

Pozostałe wymagania:

• rodzaj nadawanego uprawnienia,
• dane przedstawiciela podatkowe (jeśli ustanowiony).

Sytuacje szczególne (oddzielne procedury):

• samo fakturowanie przez kontrahenta VAT-UE,
• rolnik cyfrowy,
• komornik, organ egzekucyjny.

6. Metody uwierzytelnienia w KSeF

Uwierzytelnienie może nastąpić za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego – osoby fizyczne,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – podmioty (firmy),
• podpisu zaufanego (od 01.04.2026) – bezpłatny, dla osób fizycznych,
• tokenu KSeF – unikalny identyfikator generowany przez system,
• certyfikatu KSeF (dodany w projekcie rozporządzenia),
• weryfikacji uprawnień.

Podpis kwalifikowany bez NIP/PESEL – ZAW-FA

Jeśli podpis lub pieczęć nie zawiera NIP/PESEL, konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie danych certyfikatu US przez ZAW-FA.

7. Dlaczego pieczęć kwalifikowana bywa lepsza od podpisu kwalifikowanego?

1. Przypisanie do podmiotu

• Podpis = osoba fizyczna,
• Pieczęć = firma.

Przy zmianie pracownika nie trzeba nic zmieniać.

2. Automatyzacja

• Pieczęć pozwala na automatyczne masowe wystawianie faktur,
• Podpis zwykle wymaga ręcznej autoryzacji.

3. Zarządzanie i ważność

• Pieczęć: często 2-3 lata,
• Podpis: zwykle krócej, zależny od osoby.

4. Zgodność z KSeF

• Pieczęć zawiera NIP -> brak konieczności ZAW-FA,
• Podpis bez NIP, zawiera PESEL -> konieczność ZAW-FA.

5. Podsumowanie

Wniosek: pieczęć jest optymalna dla firm, które chcą automatyzować fakturowanie i uniezależnić się od pracowników.

8. Pieczęć kwalifikowana Certum – co to jest?

• Cyfrowy odpowiednik pieczątki firmowej,
• Zawiera nazwę, adres i inne dane przedsiębiorstwa,
• Spełnia wymagania eIDAS,
• Dostępna:
  • jako karta + czytnik,
  • w aplikacji mobilnej SimplySign.

Zastosowanie:

• Autentyczność – przypisanie dokumentu do firmy (KSeF) lub producenta/importera (EPREL).
• Integralność – gwarancja braku zmian w dokumencie po podpisaniu/pieczątkowaniu.
• Zgodność – dokumenty spełniają wymogi KSeF i EU.
• Automatyzacja – umożliwia masowe wystawianie faktur lub automatyczną weryfikację zgłoszeń w EPREL.

Różnice:

• pieczęć – uwierzytelnianie dokumentów firmowych,
• podpis – oświadczenie woli konkretnej osoby.

EPREL?!

EPREL to baza EU, w której producenci i importerzy rejestrują produktu objęte obowiązkowym etykietowaniem energetycznym. Celem jest transparentność i ułatwienie konsumentom wyboru energooszczędnych produktów.

Używanie pieczęci kwalifikowanej jest jednym z udogodnień dla rejestru EPREL. Należy jednak pamiętać, by w trakcie wyrabiania tej pieczęci, podmioty, które chcą używać jej dla EPREL zawnioskowały o umieszczenie w danych certyfikatu pieczęci numeru rejestrowego firmy (KRS). Standardowo wyróżnikiem pieczęci są: Nazwa przedsiębiorstwa, NIP przedsiębiorstwa i jego siedziba. W przeciwnym przypadku taka pieczęć będzie niewystarczająca do obsługi w systemie EPREL. Dodanie danych takich jak numer rejestrowy, czy Regon nie stanowi problemu, jednakże nie jest standardową czynnością. Należy poinformować o takiej konieczności w trakcie składania zamówienia na pieczęć. Po wystawieniu pieczęci (certyfikatu dla tej usługi) nie ma już możliwości modyfikacji.

9. Cennik

10. Co z tym zrobić?!

Zapewniamy doradztwo merytoryczne i techniczne w zakresie wdrożeń do systemu, niezbędnych rozwiązań technologicznych oraz potrzebnych działań. Osoby zainteresowane prosimy o kontakt bezpośredni pod adresem: certyfikaty@net24.pro .

Źródła:

Ministerstwo Finansów. Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF oraz nadawanie uprawnień (Moduł II) 2025. http://ksef.podatki.gov.pl/media/2qybmm1r/srody-z-ksef_modul-ii_uwierzytelnienie-i-autoryzacja-w-ksef-oraz-nadawanie-uprawnien.pdf

„Kwalifikowana pieczęć elektroniczna.” Certum,
https://www.certum.pl/pl/kwalifikowana-pieczec-elektroniczna/