CertumSign – czym jest i jak działa?

CertumSign to kompleksowa platforma do obsługi podpisu elektronicznego i obiegu dokumentów, która łączy bezpieczeństwo, zgodność z przepisami oraz wygodę pracy online

Dzięki niej można:

• podpisywać dokumenty elektronicznie z dowolnego miejsca,
• korzystać z podpisu kwalifikowanego oraz mobilnego,
• wysyłać i odbierać dokumenty w pełni online,
• zarządzać obiegiem dokumentów w firmie,
• ograniczyć papierowy obieg dokumentów i przyspieszyć procesy.

Platforma jest zgodna z rozporządzeniem eIDAS, co zapewnia uznawalność podpisów w całej Unii Europejskiej oraz wysoki poziom bezpieczeństwa.

Dlaczego warto korzystać z CertumSign?

Wygoda i dostępność

CertumSign umożliwia podpisywanie i zarządzanie dokumentami z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu.
Nie wymaga instalacji skomplikowanego oprogramowania ani korzystania z dodatkowego sprzętu (w przypadku podpisu mobilnego).
Wszystkie pliki są uporządkowane w przejrzysty sposób, co ułatwia ich szybkie odnalezienie i zarządzanie dokumentami.

Obsługuje różne podpisy

CertumSign oferuje elastyczne sposoby podpisywania dokumentów, dopasowane do potrzeb użytkownika — również dla osób bez podpisu kwalifikowanego.

• Podpis kwalifikowany (długoterminowy) – standardowy podpis elektroniczny od certyfikowanych dostawców, używany do dokumentów o pełnej mocy prawnej.
• Jednorazowy podpis kwalifikowany Certum – pozwala podpisać pojedynczy dokument bez stałego certyfikatu lub przekazać możliwość podpisu innej osobie.
• Podpis prosty (SMS / e-mail) – szybka metoda autoryzacji dokumentu kodem SMS lub e-mail, dostępna dla nadawcy i odbiorcy.

Przyspiesza zbieranie podpisów

CertumSign skraca czas podpisywania i obiegu dokumentów, eliminując konieczność drukowania, wysyłania i skanowania plików. Cały proces odbywa się online.

Użytkownik może wysyłać dokumenty do wielu osób jednocześnie, monitorować status podpisów oraz otrzymywać powiadomienia o zakończeniu procesu.

Odbiorcy bez konta w CertumSign otrzymują e-mail i kod SMS umożliwiający dostęp do dokumentu, a w razie potrzeby mogą skorzystać z podpisu SMS lub jednorazowego podpisu kwalifikowanego.

Jak zacząć korzystać z CertumSign?

Korzystanie z CertumSign jest proste i odbywa się w pełni online — wystarczy dostęp do internetu

1. Zaloguj się lub załóż konto
   Wejdź na sign.certum.pl i utwórz konto w platformie CertumSign.
2. Dodaj dokument
   Załaduj plik w formacie PDF, DOC lub XML do systemu.
3. Wybierz sposób podpisu
   Podpisz dokument jednym z dostępnych sposobów: SimplySign, podpis kartowy Certum, podpis kwalifikowany od dostawcy lub podpis prosty.

Od tego momentu możesz przesyłać dokumenty do innych osób, monitoruj status podpisów i otrzymuj powiadomienia o zakończeniu procesu.

Darmowe konto testowe CertumSign

Warto przetestować platformę w praktyce i przekonać się, jak szybko oraz wygodnie można podpisywać dokumenty elektronicznie.

Link rejestracyjny z właściwym sufiksem (proszę kliknąć lub skopiować link, nie tekst)[mfn]Link zawiera odpowiedni suffix, tak aby powiązać tworzone konto z wsparciem oferowanym z naszej strony. Otwarcie strony bezpośrednio bez użycia linku z sufiksem poniżej spowoduje co prawda utworzenie konta, ale będzie ono dla nas niewidoczne i nie będziemy mogli wspierać Państwa w zakresie pracy z CertumSign.[/mfn]:

https://signer.certum.pl/signer/register?byPCNET

W ramach darmowego konta użytkownik może:

• podpisywać dokumenty posiadanym podpisem kwalifikowanym,
• wysłać do 2 zestawów dokumentów miesięcznie do podpisu,
• zapraszać do podpisu osoby, które nie posiadają własnego podpisu elektronicznego.

Jak działa rejestracja?

1. Po kliknięciu w dedykowany link użytkownik zostaje przeniesiony do formularza rejestracji darmowego konta na platformie CertumSign.
2. Po zakończeniu procesu rejestracji na koncie użytkownika wyświetlane są dane kontaktowe Partnera, dzięki czemu klient ma łatwy dostęp do wsparcia oraz opiekuna usługi.
3. Następnie użytkownik może zalogować się do platformy i rozpocząć pracę z dokumentami online — zarówno na komputerze, jak i urządzeniach mobilnych.

Funkcje platformy

CertumSign to kompleksowa platforma do podpisywania i zarządzania dokumentami elektronicznymi, która wspiera cały proces obiegu dokumentów online.

• Podpisywanie dokumentów online – możliwość podpisywania plików PDF, DOC i XML z dowolnego miejsca i urządzenia
• Zarządzanie plikami – dodawanie, usuwanie, wysyłanie i cofanie wysłanych dokumentów
• Obsługa wielu metod podpisu – platforma wspiera podpis kwalifikowany, SimplySign, podpis kartowy oraz podpis prosty (SMS/e-mail)
• Wysyłka dokumentów do wielu osób – umożliwia jednoczesne przekazanie dokumentu do kilku odbiorców w celu podpisania
• Monitorowanie statusu dokumentów – użytkownik może śledzić, kto podpisał dokument i na jakim etapie znajduje się proces
• Powiadomienia o podpisach – system informuje o każdym etapie obiegu dokumentu
• Udostępnianie dokumentów osobom bez konta – odbiorcy mogą otrzymać dokument e-mailem i podpisać go bez posiadania konta w systemie
• Walidacja podpisów – sprawdzanie poprawności podpisu i jego zgodności z eIDAS
• Archiwizacja i porządkowanie plików – wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu i łatwe do odnalezienia
• Etykiety i organizacja – przypisywanie tagów do plików, ich edycja, usuwanie oraz filtrowanie dokumentów

Weryfikacja i walidacja podpisów

CertumSign umożliwia nie tylko podpisywanie dokumentów, ale również ich kwalifikowaną walidację zgodną z rozporządzeniem eIDAS.

Platforma pozwala:

• sprawdzić autentyczność podpisu,
• zweryfikować ważność certyfikatu
• potwierdzić integralność dokumentu,
• wygenerować raport walidacji PDF.

Dzięki integracji z usługą WebNotarius użytkownik otrzymuje prawnie wiążące potwierdzenie poprawności podpisu elektronicznego

Weryfikacja podpisu a kwalifikowana walidacja

Wiele platform dostępnych na rynku umożliwia podstawową weryfikację podpisów elektronicznych, polegającą na sprawdzeniu poprawności podpisu i integralności dokumentu.

CertumSign oferuje dodatkowo kwalifikowany proces walidacji zgodny z rozporządzeniem eIDAS, który pozwala uzyskać prawnie wiążący raport potwierdzający ważność podpisu elektronicznego.

Jakie dokumenty można walidować?

Usługa kwalifikowanej walidacja może zostać wykorzystana dla dokumentów podpisanych elektronicznie na terenie Unii Europejskiej, m.in.:

• dokumentów przetargowych i zamówień publicznych,
• umów handlowych i kontraktów
• pism urzędowych i decyzji administracyjnych,
• ofert biznesowych,
• dokumentów sądowych,
• faktur elektronicznych,
• dokumentów przewozowych,
• dokumentacji HR,
• dokumentacji medycznej,
• e-Deklaracji i formularzy podatkowych.

Raport walidacji

Rezultatem procesu walidacji jest raport w formacie PDF zawierający wynik weryfikacji podpisu elektronicznego. Raport może zwrócić status: Pozytywny, Negatywny, Nieokreślony. Dokument potwierdza poprawność podpisu, ważność certyfikatu oraz integralność walidowanego pliku.

Przykład pierwszej strony raportu walidacji z wynikiem Pozytywnym: